Buenas prácticas para hacer envíos: guía completa

diciembre 18, 2025

Escrito por Coordi

El comercio electrónico y la logística nacional e internacional han evolucionado, haciendo necesario adoptar mejores métodos de empaque, documentación, transporte y atención al cliente. Esta guía tiene como propósito reunir las mejores prácticas para hacer envíos que te ayudarán a evitar pérdidas, devoluciones, daños y costos adicionales, garantizando una experiencia positiva para tus clientes o destinatarios.

Índice

Planificación del envío: el primer paso para evitar errores

Antes de empacar o generar una guía, la clave está en planificar correctamente cada envío. Una mala planificación puede generar retrasos, sobrecostos o incluso que el paquete sea devuelto.

Define entonces las necesidades del envío. Para ello, pregúntate:

¿Qué tipo de producto enviarás?
¿Requiere empaque especial?
¿Necesita transporte urgente?
¿Es un envío nacional o internacional?
¿Posee restricciones legales?

Responder a estas preguntas te permitirá escoger la mejor empresa transportadora, el tipo de empaque y el servicio adecuado. Luego, pasa a:

Verificar restricciones según el tipo de mercancía

Cada transportadora, así como las normas nacionales e internacionales, imponen restricciones sobre:

Materiales inflamables
Sustancias líquidas
Productos perecederos
Electrónicos con baterías
Medicamentos
Cosméticos o productos químicos

Cumplir con estas normas evita decomisos, retenciones en aduanas y multas.

Calcular correctamente pesos y dimensiones

El peso real y el peso volumétrico pueden variar. Casi todas las transportadoras cobran según el valor que resulte mayor. Por eso:

Mide y pesa el paquete completo.
Usa cajas proporcionadas al tamaño del producto.
Evita espacios vacíos que aumenten el volumen del envío.

Prácticas de empaque adecuadas: la base de un envío seguro

Un empaque adecuado reduce el riesgo de daños hasta en un 70%. Por eso es uno de los pasos más importantes del proceso.

Elige el tipo de empaque adecuado

Dependiendo del producto, se recomienda:

Cajas de cartón corrugado: para objetos medianos, frágiles o electrónicos.
Sobres acolchados: para artículos pequeños o documentos.
Tubos cilíndricos: para afiches, planos o documentos grandes.
Cajas de madera: para maquinaria o productos pesados.
Empaques isotérmicos: para alimentos o farmacéuticos sensibles a la temperatura.

La calidad del empaque debe ser proporcional al valor y fragilidad de lo que envías.

Protege el contenido con material interno

Según el tipo de producto, utiliza:

Burbuja
Espuma
Cartón interno
Bolsas de aire
Paneles rígidos
Separadores

Recuerda que el producto no debe moverse dentro del empaque. Esa es la principal causa de daño en tránsito.

Envía productos frágiles con doble caja (double boxing)

Esta técnica consiste en:

Empacar el producto en su caja interna.
Insertar esa caja dentro de otra más grande con material aislante.

Es ideal para:

Electrónicos como computadores, tablets o cámaras
Vajillas, cristalería y cerámica
Artículos de colección

Sella el paquete adecuadamente

La cinta recomendada es:

Cinta de empaque industrial de 48 mm
Cinta reforzada para productos pesados

Evita cinta de papel o cinta scotch tradicional.

La técnica de sellado más segura: sellado en H, que cubre todas las aberturas superiores e inferiores de la caja.

Etiquetado correcto: indispensable para evitar pérdidas

Un etiquetado deficiente puede generar demoras, reenvíos o incluso pérdida del paquete.

Incluye información clara y completa

Tu etiqueta debe llevar:

Nombre del destinatario
Dirección exacta con barrio, colonia, código postal y referencias
Ciudad y estado
Número telefónico
Documento de identidad (si la transportadora lo exige)

Usa etiquetas legibles y resistentes

Recomendaciones:

Imprimir en alta calidad
Colocar la etiqueta sobre una superficie plana
Evitar esquinas o dobleces
Cubrir con cinta transparente para protegerla del agua

No coloques la guía sobre las líneas de sellado

Si la guía queda en zonas donde la caja se abre, puede despegarse fácilmente o romperse.

Ejemplo detallado de etiquetado correcto para evitar pérdidas

Imagina que una tienda de accesorios tecnológicos en Ciudad de México debe enviar un cargador portátil a un cliente. Para garantizar que el paquete llegue sin contratiempos, se sigue un proceso de etiquetado adecuado, cumpliendo con todas las buenas prácticas logísticas.

Incluye información clara y completa

Antes de imprimir la guía, el negocio verifica que todos los datos del destinatario estén correctos y completos. La etiqueta final queda así:

Destinatario:
Mariana López Ramírez

Dirección exacta:
Calle Rubén Darío 145, Departamento 302, Colonia Nápoles
Código postal: 03810
Referencia: A dos cuadras del Parque Alfonso Esparza Oteo

Ciudad y estado:
Ciudad de México, CDMX

Teléfono de contacto:
55 8427 1930

Documento de identidad (si la paquetería lo solicita):
INE terminación 6724

Por qué funciona:

Incluye colonia, código postal y una referencia útil (muy importante en CDMX por la densidad urbana).
El teléfono facilita entregas y verificaciones.
La dirección está escrita sin abreviaturas confusas.

Usa etiquetas legibles y resistentes

Para evitar que la información se borre, manche o se despegue durante el tránsito, se siguen estas recomendaciones:

La guía se imprime en alta calidad, sin manchas ni pixeles borrosos.
Se pega sobre una superficie plana de la caja, evitando ondulaciones del cartón.
No se coloca en esquinas ni bordes para evitar dobleces.
Una vez adherida, se cubre completamente con cinta transparente resistente, protegiendo el código de barras de la humedad y la fricción con otras superficies.

Gracias a esto, los escáneres de los centros de distribución pueden leer sin problemas la información durante el recorrido.

Documentación necesaria según el tipo de envío

La documentación es uno de los aspectos más importantes en cualquier proceso de envío, ya sea nacional o internacional. La siguiente tabla resume qué documentos se necesitan según el tipo de envío y para qué sirven.

Tipo de envío	Documentos requeridos	Descripción / Uso
Envíos nacionales estándar	Guía de transporte Etiqueta con datos completos del destinatario Documento de identidad del remitente (si la paquetería lo solicita)	Permiten identificar el paquete, vincularlo al remitente y trazarlo durante todo el recorrido. La guía es indispensable para seguimiento.
Envíos nacionales empresariales o comerciales	Guía de transporte Factura o remisión NIT o RFC del remitente	Acreditan que el envío corresponde a una transacción comercial. La factura evita inconvenientes en auditorías logísticas o controles internos.
Envíos internacionales (documentos)	Guía aérea o guía internacional Declaración de contenido Pasaporte o identificación del remitente	Necesarios para que aduanas identifiquen el tipo de envío, confirmen que no incluye mercancía y agilicen su tránsito.
Envíos internacionales (mercancía general)	Guía aérea Factura comercial Declaración de valor Lista de empaque	Son esenciales para el despacho aduanero. La factura comercial detalla el valor y el origen; la lista de empaque describe cantidades y pesos; la declaración de valor determina aranceles.
Envíos internacionales de productos regulados	Guía aérea Factura comercial Certificados especiales (sanitarios, fitosanitarios, de origen, etc.) Licencias de importación o exportación (si aplica)	Requeridos para mercancías controladas como alimentos, cosméticos, medicamentos, semillas o productos químicos. Garantizan cumplimiento normativo y permiten el ingreso legal al país de destino.
Envíos de alto valor	Guía de transporte Factura comercial o factura proforma Constancia de seguro Declaración de valor	Aseguran que la mercancía esté protegida ante robo o daño. La declaración de valor se usa para definir coberturas y responsabilidades.
Envíos de productos frágiles o perecederos	Guía de transporte Etiqueta de manejo especial (“Frágil”, “Perecedero”) Certificados sanitarios (solo si el producto lo requiere)	Las etiquetas ayudan a manipular adecuadamente el paquete. En productos perecederos o biológicos pueden requerirse permisos sanitarios adicionales.
Envíos entre empresas (B2B)	Guía Orden de compra Factura o remisión Lista de empaque	Permiten validar cantidades, precios y condiciones comerciales. Facilitan auditorías internas y procesos de recepción en bodegas.
Envíos con devolución o garantía	Guía de retorno Orden o número de autorización de devolución (RMA) Prueba de compra	Establecen que el envío corresponde a un proceso de garantía o devolución aprobada por el fabricante o la tienda.

Selección de la empresa transportadora

Elegir bien la transportadora puede marcar la diferencia entre un envío exitoso y un problema constante. Toma en cuenta estos factores para elegir una empresa confiable:

Cobertura nacional e internacional
Variedad de servicios (express, estándar, contra entrega)
Tiempos de entrega consistentes
Tarifas competitivas y transparentes
Tecnología de rastreo en tiempo real
Servicio al cliente eficiente

Revisa la reputación de la empresa

Las opiniones en línea permiten evaluar:

Pérdidas frecuentes
Entregas tardías
Daños durante el transporte
Experiencias del cliente en devoluciones o reclamos

Aprovecha los convenios empresariales

Muchas empresas ofrecen descuentos y beneficios a negocios con alto volumen de envíos:

Tarifas preferenciales
Recolección programada
Material de empaque incluido
Soporte técnico dedicado

Buenas prácticas para entregas exitosas

Estas tres acciones fundamentales para lograr entregas más eficientes y confiables:

Verifica datos antes de despachar

Antes de despachar cualquier paquete, revisa que la dirección tenga calle, avenida, número exterior e interior, barrio o colonia (según el país), código postal y referencia clara.

También valida que el número telefónico esté activo y que el cliente haya confirmado sus datos durante el proceso de compra. Una revisión adicional antes de cargar la mercancía a la unidad de transporte puede ahorrar tiempo, dinero y reprocesos.

Coordina entregas según disponibilidad del cliente

Confirmar ventanas de tiempo, mañana, tarde o noche, mejora la eficiencia de la ruta y aumenta la probabilidad de éxito en el primer intento.

Además, enviar mensajes automatizados con la hora aproximada de llegada, nombre del repartidor y opciones de reprogramación mejora la comunicación y reduce la incertidumbre del cliente.

Considera entregas programadas o de última milla

Las entregas programadas y los servicios de última milla son esenciales para sectores como el e-commerce, los productos perecederos y los artículos de valor.

Las empresas de última milla, además, ofrecen tecnologías de rastreo en tiempo real, notificaciones instantáneas y opciones de entrega personalizada, mejorando la satisfacción del cliente y reduciendo costos operativos.