Enviar paquetes puede parecer una tarea sencilla, pero un pequeño descuido puede generar retrasos, costos adicionales o incluso la pérdida total del envío. Por eso es tan importante conocer los fallos al enviar paquetes que debes evitar a toda costa. No te preocupes, te explicamos los 10 errores más comunes y cómo puedes prevenirlos para que tus envíos lleguen a tiempo y en perfecto estado.
Índice
10 errores al enviar paquetes
Toma en cuenta que al evitar estos errores al enviar paquetes no solo mejoras la experiencia de envío, sino que también fortaleces la confianza del destinatario y evitas pérdidas económicas.
1. No verificar la dirección del destinatario
Este descuido, aunque parece menor, puede resultar costoso tanto en tiempo como en dinero. Para evitarlo, se recomienda seguir estas acciones:
- Verifica que la dirección esté completa, incluyendo número de casa o apartamento, nombre del destinatario y código postal.
- Verifica la ortografía y que no haya errores tipográficos.
- Pregunta al destinatario si ha cambiado de dirección recientemente.
- Utiliza plataformas de validación de direcciones en línea, especialmente para envíos internacionales.
- Revisa que el formato sea correcto según el país de destino.
2. Embalaje deficiente
Un embalaje incorrecto puede provocar que el contenido del paquete llegue dañado o incompleto. Muchas personas usan cajas inadecuadas o no aseguran bien los objetos frágiles. Para evitar este error:
- Usa cajas resistentes y del tamaño adecuado para el contenido.
- Rellena los espacios vacíos con papel, espuma o burbujas de aire.
- Envuelve artículos frágiles individualmente y con materiales protectores.
- Sella bien la caja con cinta adhesiva resistente.
- Coloca etiquetas de “Frágil” cuando sea necesario.
3. Omitir el número de contacto del destinatario
Incluir un número de contacto permite a la empresa de mensajería resolver problemas durante la entrega. Sin esta información, pueden presentarse retrasos o devoluciones. Para evitarlo:
- Solicita un número de teléfono actualizado al destinatario.
- Escríbelo claramente junto a la dirección o en el formulario de envío.
- Confirma que el número incluye el código de área, especialmente en envíos internacionales.
- No olvides agregar tu número también como remitente.
4. No pesar ni medir el paquete correctamente
Errores en el peso o las dimensiones pueden generar costos adicionales o el rechazo del paquete. Para evitarlo:
- Usa una báscula precisa para conocer el peso real del envío.
- Mide el alto, largo y ancho de la caja.
- Consulta las políticas de la empresa de mensajería sobre pesos y dimensiones.
- Declara correctamente el peso volumétrico si es requerido.
- Redondea las medidas hacia arriba para evitar errores de facturación.
5. Usar etiquetas poco legibles o mal colocadas
Si la etiqueta no se ve o está en mal estado, el paquete podría no ser escaneado correctamente o extraviarse. Para evitarlo:
- Imprime la etiqueta en buena calidad y con tinta legible.
- Coloca la etiqueta en la parte superior y visible del paquete.
- Evita doblarla o cubrirla con cinta adhesiva opaca.
- Protege la etiqueta con plástico transparente si el paquete se expone a lluvia.
- No pegues varias etiquetas que puedan generar confusión.
6. No declarar correctamente el contenido del paquete
Uno de los errores frecuentes es omitir o falsear la información sobre el contenido del paquete, especialmente en envíos internacionales, generando problemas legales, impuestos adicionales o incluso la confiscación del envío. Para evitarlo:
- Describe con exactitud el contenido del paquete en la guía o formulario aduanal.
- Usa términos claros y específicos (por ejemplo, “camisetas de algodón” en lugar de “ropa”).
- Indica el valor real de los artículos, sin subestimarlos.
- Verifica si el artículo está permitido en el país de destino.
- Incluye facturas o documentos que respalden la declaración.
7. Ignorar los requisitos aduaneros del país de destino
Muchos envíos se retrasan o devuelven por no cumplir con las normativas aduaneras del país receptor. Para evitar este error:
- Investiga las regulaciones específicas del país de destino antes de hacer el envío.
- Verifica si necesitas documentos especiales como facturas comerciales, certificados de origen o licencias.
- Declara el contenido y valor del paquete de manera precisa.
- Evita enviar artículos prohibidos o restringidos.
- Incluye el número de identificación fiscal del destinatario si es requerido.
8. No contratar un seguro cuando es necesario
Algunos paquetes contienen productos valiosos o frágiles, y enviarlos sin seguro representa un gran riesgo. Para evitar pérdidas económicas por daños o extravíos, se recomienda:
- Evaluar el valor real del contenido antes de hacer el envío.
- Contratar un seguro adecuado cuando se trate de productos costosos o delicados.
- Leer las condiciones del seguro y los casos que cubre.
- Conservar los comprobantes de envío y facturas en caso de reclamos.
- Consultar con la empresa de mensajería sobre las opciones disponibles.
9. No proporcionar instrucciones especiales de entrega
En algunos casos, los paquetes requieren instrucciones específicas para ser entregados correctamente, y omitir esta información puede causar fallas en la entrega. Para evitarlo:
- Indica si el paquete debe entregarse en horario específico o con firma obligatoria.
- Notifica si hay restricciones de acceso, como edificios con portería o urbanizaciones cerradas.
- Añade un punto de referencia si la dirección es difícil de ubicar.
- Informa al destinatario del número de guía para seguimiento.
- Usa notas visibles en el paquete o añade comentarios en el sistema de la empresa de mensajería.
10. No hacer seguimiento del envío
Muchas personas olvidan rastrear sus paquetes, lo cual impide reaccionar a tiempo ante problemas. Para evitarlo:
- Guarda el número de guía y compártelo con el destinatario.
- Usa la plataforma de seguimiento del transportista para monitorear el envío.
- Actúa rápidamente si ves un estatus irregular (paquete detenido, intento de entrega fallido, etc.).
- Comunícate con el servicio al cliente en caso de demoras sospechosas.
- Verifica la confirmación de entrega una vez recibido.
Acá te dejamos una lista de cheklist para que nada se te pase por alto al enviar un paquete:
| Paso | ¿Lo hiciste? ✔️ |
| Dirección completa verificada | |
| Embalaje resistente usado | |
| Contenido declarado con valor | |
| Formularios aduanales listos | |
| Número de guía y seguimiento |
¿Cómo enviar un paquete según el contexto?
Enviar un paquete pesado, frágil o urgente requiere especial atención en cuanto a embalaje, selección del servicio de mensajería y seguimiento. Estos envíos pueden ser más complicados que los comunes, ya que es necesario asegurarse de que el paquete llegue a su destino sin daños y dentro del tiempo esperado.
Envío de paquetes pesados
Enviar paquetes pesados requiere un embalaje robusto y la elección del servicio adecuado. Si estás enviando algo como un equipo de gimnasio pesado o muebles grandes, estos son los pasos a seguir:
- Embalaje: Usa una caja resistente, preferiblemente de doble cartón, y verifica que el paquete esté bien sellado. Para evitar que el peso del contenido dañe la caja, refuerza las esquinas con cinta adhesiva adicional.
- Selecciona un servicio adecuado: Opta por una empresa de mensajería especializada en envíos pesados.
- Revisa las restricciones de peso: Cada empresa tiene un límite de peso para sus servicios. Cerciórate que tu paquete cumpla con las regulaciones de la compañía de mensajería.
Ejemplo: Si necesitas enviar un mueble de oficina pesado, envuélvelo en plástico para protegerlo de rayaduras y colocar suficiente material de relleno, como espuma, para evitar movimientos dentro de la caja.
Envío de paquetes frágiles
Los paquetes frágiles requieren un enfoque especial para que no se rompan durante el transporte. Si estás enviando artículos como cristales o electrodomésticos delicados, sigue estos pasos:
- Embalaje con protección adicional: Usa materiales de protección como papel burbuja, espuma o almohadillas de aire para envolver el producto por completo, viendo que no haya espacio vacío dentro de la caja para evitar que el paquete se mueva durante el trayecto.
- Etiquetado visible: Coloca etiquetas visibles que indiquen que el paquete contiene artículos frágiles, como las etiquetas de «FRÁGIL» o «MANEJO DELICADO».
- Selecciona el servicio adecuado: Algunos servicios, como DHL Express o FedEx, ofrecen opciones específicas para el envío de paquetes frágiles, donde el manejo se realiza con mayor cuidado.
Ejemplo: Si necesitas enviar un televisor, envuélvelo primero en una capa gruesa de plástico para protegerlo del polvo y la humedad, luego cúbrelo con varias capas de papel burbuja antes de meterlo en una caja reforzada.
Envío de paquetes urgentes
Cuando necesitas que un paquete llegue rápidamente, elegir el servicio adecuado es lo más importante. Para envíos urgentes, como documentos legales o productos perecederos, sigue estos pasos:
- Elige un servicio exprés: Opta por servicios de mensajería exprés que garantizan tiempos de entrega rápidos, incluso en destinos internacionales.
- Embalaje: Aunque los paquetes urgentes suelen requerir un transporte rápido, esto no significa que debas sacrificar el embalaje. Usa una caja adecuada y protege el contenido para evitar daños, ya que las opciones exprés no necesariamente manejan el paquete con mayor cuidado que el envío estándar.
- Prepara todos los documentos: Si estás enviando un paquete urgente al extranjero, completa los formularios de aduana y ten todos los documentos necesarios listos para evitar retrasos.
Ejemplo: Si necesitas enviar un contrato importante que debe llegar al día siguiente, utiliza un sobre de seguridad y selecciona una opción que garantice la entrega al día siguiente.
