Costos fijos y variables en logística y cómo gestionarlos correctamente

La logística es una de las áreas con mayor impacto financiero dentro de cualquier empresa que transporte, almacene, distribuya o gestione inventarios. Entender en detalle los costos fijos y variables no solo permite tomar mejores decisiones operativas, sino que también influye en la rentabilidad, la capacidad de respuesta, la eficiencia y la competitividad en un mercado donde cada centavo importa. 

Aunque muchas organizaciones conocen sus gastos generales, pocas tienen realmente desglosado y controlado el comportamiento de sus costos logísticos, lo que puede llevar a ineficiencias ocultas y pérdidas silenciosas.

¿Qué son los costos fijos y variables en logística?

Antes de analizar cómo gestionarlos, es fundamental comprender qué significa cada categoría dentro del contexto logístico.

Costos fijos en logística

Los costos fijos son aquellos que no cambian en función del volumen de operaciones. Existen incluso cuando la empresa no genera envíos, no mueve mercancía o no utiliza toda su capacidad logística.

Ejemplos de costos fijos logísticos:

• Alquiler o arrendamiento de bodegas y centros de distribución.
• Salarios del personal administrativo y permanente.
• Seguros de flota, instalaciones o mercancía.
• Depreciación de equipos (montacargas, estanterías, vehículos, maquinaria).
• Servicios públicos básicos del centro logístico.
• Sistemas de gestión logística (WMS, TMS) con tarifa mensual fija.

Los costos fijos hacen que la infraestructura logística exista y esté disponible, independientemente del nivel de actividad.

Costos variables en logística

Los costos variables son aquellos que cambian según el volumen de operación, es decir, aumentan o disminuyen dependiendo del número de pedidos, envíos, toneladas transportadas o unidades manipuladas.

Ejemplos de costos variables logísticos:

• Combustible para transporte.
• Empaques, etiquetas y material de protección.
• Mano de obra por horas o por tarea.
• Tarifa por envío (si se usa un operador logístico).
• Mantenimientos correctivos.
• Picking y packing según unidades procesadas.

Mientras más fluye la operación, más aumentan estos costos, y viceversa.

Importancia de diferenciar costos fijos y variables en logística

Diferenciar correctamente los costos fijos y variables en logística es fundamental para tomar decisiones inteligentes y mejorar la rentabilidad de cualquier operación. Esta separación permite visualizar cómo se comportan los gastos a medida que la actividad aumenta o disminuye, lo que ayuda a anticipar necesidades, evitar ineficiencias y diseñar estrategias más sostenibles. 

• Mejora la toma de decisiones estratégicas
  Diferenciar costos ayuda a decidir si conviene tercerizar transporte, invertir en flota propia o abrir una nueva bodega según la estructura financiera real.
  
• Permite calcular precios y tarifas logísticas con mayor precisión
  Conociendo cada tipo de costo, se pueden definir tarifas por envío, por kilómetro o por unidad sin riesgos de subestimación.
  
• Facilita la planificación de capacidad
  Los costos fijos muestran el nivel mínimo necesario para operar sin pérdidas y ayudan a planear expansiones o reducciones.
  
• Optimiza el nivel de inventarios
  Comprender costos de almacenamiento y manipulación permite ajustar compras, evitar sobrestock y mejorar el flujo de mercancías.
  
• Incrementa la rentabilidad
  Al identificar gastos innecesarios y gestionar mejor los recursos, se elevan los márgenes operativos.
  
• Identifica ineficiencias ocultas
  Muchas empresas detectan fugas en sobrecapacidad, contratos poco rentables o transporte ineficiente al separar y analizar sus costos.

¿Cómo calcular los costos fijos y variables en logística?

Un buen cálculo combina análisis financiero con indicadores operativos.

Paso 1: Identificar todas las actividades logísticas

Incluye:

• Transporte
• Almacenamiento
• Inventarios
• Distribución
• Empaque
• Control y planeación
• Devoluciones

Paso 2: Desglosar y clasificar cada costo

Cada gasto debe ser registrado como fijo o variable y asignado a un centro de costo.

Paso 3: Calcular el costo unitario y total

Las fórmulas más comunes son:

• Costo Unitario = (Costos Fijos + Costos Variables) / Número de Unidades Producidas
• Costo Total = Costos Fijos + Costos Variables 

Ejemplos de cálculo

Ejemplo 1: Bodega

• Costos fijos mensuales: 15 millones
  
• Costos variables mensuales: 7 millones
  
• Órdenes procesadas: 5.000

Costo por orden

C=15.000.000+7.000.0005.000=4.400C = \frac{15.000.000 + 7.000.000}{5.000} = 4.400C=5.00015.000.000+7.000.000​=4.400

Ejemplo 2: Transporte propio

• Costos fijos de flota: 20 millones
  
• Costos variables por combustible y desgaste: 12 millones
  
• Entregas: 3.000

C=32.000.0003.000=10.666 por entregaC = \frac{32.000.000}{3.000} = 10.666 \text{ por entrega}C=3.00032.000.000​=10.666 por entrega.

¿Cómo gestionar correctamente los costos fijos en logística?

Los costos fijos son inevitables, pero pueden optimizarse.

• Usar modelos de almacenamiento flexible: Bodegas bajo demanda, almacenamiento por posición o centros logísticos compartidos reducen costos inmobiliarios.
• Automatizar procesos: Un WMS o sistemas de picking automatizado reducen errores y mano de obra fija.
• Optimizar el uso del espacio: Mejor diseño del layout = menos metros cuadrados necesarios.
• Revisar contratos de arrendamiento o seguros: Muchos contratos se quedan obsoletos y pueden renegociarse.
• Reducir activos propios innecesarios: Exceso de flota, equipos no utilizados o sistemas costosos aumentan los costos fijos.

¿Cómo gestionar correctamente los costos variables en logística?

Los costos variables cambian constantemente, por lo que requieren control continuo.

• Optimización de rutas: Reduce combustible, tiempos y horas hombre.
• Seguimiento detallado del picking: Muchos almacenes descubren sobrecostos por procesos lentos o mal diseñados.
• Negociación con proveedores logísticos: Tarifas por volumen, acuerdos a largo plazo o consolidación de carga reducen costos variables.
• Estandarización de empaques: Un empaque sobredimensionado aumenta flete y uso de materiales.
• Control de devoluciones: La logística inversa es uno de los principales generadores de costos variables.
• Minimizar mermas y daños: Procesos de manipulación adecuados reducen costos inesperados.

Gestionar correctamente los costos fijos y variables en logística no es solo una práctica financiera: es un habilitador estratégico. Las empresas que conocen sus costos reales pueden optimizar su operación, mejorar su rentabilidad, tomar decisiones informadas y ofrecer mejores tiempos de entrega y precios más competitivos.

Una logística eficiente no depende únicamente de infraestructura o transporte, sino de la capacidad de medir, analizar y controlar los costos que mueven toda la cadena de suministro. Al implementar las prácticas descritas, cualquier empresa, grande o pequeña, puede transformar su operación logística en un motor de crecimiento sostenido.